Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) – Teilzeit (30 Std./Woche)

Als Assistenz der Geschäftsführung unterstützen Sie bei der Organisation und Koordination des operativen Tagesgeschäfts. Sie sorgen für strukturierte Abläufe, eine zuverlässige Informationsweitergabe und eine professionelle administrative Unterstützung.

Zu Ihren wesentlichen Aufgaben gehören:

• Organisation und Terminmanagement: Planung, Koordination und Überwachung von Terminen, Besprechungen und Geschäftsreisen der Geschäftsführung.
• Administrative Unterstützung: Selbstständige Bearbeitung der allgemeinen Korrespondenz, Erstellung von Schreiben, Präsentationen und Besprechungsunterlagen nach Vorgabe.
• Besprechungsmanagement: Vorbereitung und organisatorische Betreuung von Meetings sowie Erstellung von Protokollen und Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen.
• Informations- und Dokumentenmanagement: Pflege und strukturierte Ablage von Unterlagen, Übersichten und geschäftsführungsrelevanten Informationen.
• Interne und externe Kommunikation: Ansprechpartner/in für organisatorische Anliegen sowie Koordination der Kommunikation zwischen Geschäftsführung, Fachabteilungen und externen Geschäftspartnern.
• Datenaufbereitung und Berichtswesen: Zusammenstellung, Pflege und übersichtliche Aufbereitung von Daten, Kennzahlen und Informationen nach festgelegten Anforderungen.
• Unterstützung bei Sonderaufgaben: Übernahme administrativer und koordinierender Tätigkeiten im Rahmen laufender Projekte und betrieblicher Aufgabenstellungen.

Neben Begeisterung für organisatorische und administrative Aufgaben im Umfeld der Geschäftsführung bringen Sie Freude an der Arbeit, Eigeninitiative und ein ausgeprägtes Organisationstalent mit.

Darüber hinaus bringen Sie folgende Voraussetzungen mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit einer Ausbildungsdauer von mindestens drei Jahren, beispielsweise im Bereich Industriekaufleute, Kaufleute für Büromanagement, Hotelfach oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Idealerweise mehrjährige Berufserfahrung in einer kaufmännischen Assistenzfunktion oder in einer vergleichbaren administrativen Position.
• Sehr gute MS Office Kenntnisse, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise innerhalb vereinbarter Aufgaben und Prozesse.
• Ausgeprägtes Organisationstalent, Zuverlässigkeit und ein hohes Maß an Diskretion.
• Freundliches, professionelles Auftreten sowie Kommunikations- und Teamfähigkeit.